営業事務・物流事務を8年勤めた私のおすすめ!仕事の7つのポイント

先日は、京都の藤森神社にあじさいを見に行ってきました。

京都では三室戸が有名で圧巻の景色ですが、

近所の方なら藤森神社もおすすめです。


f:id:truth-cantabile0817:20180609220001j:image 

 

今回は営業事務・物流事務についてブログを書いてみます。

就職してから8年間、短期派遣も含めると計6社で営業事務・物流事務として仕事をしてきた私。 

営業事務・物流事務の仕事で役に立つポイントをまとめてみました。 

 

Excel関数はとりあえずVLOOKUP・IF・COUNTIF

会社専用システムとExcelの両方を使用している会社が多いと思われます。

会社独自のシステムは毎回覚えるしかありませんが、Excelのスキルはどこに行ってもすぐ役立ちます。

VLOOKUP関数については複数の資料を一つに合体させるとき、

IF関数は2つの資料の内容がイコールであるか調べるとき、

COUNTIF関数は2つの資料の内容に不足・重複があるか調べるときによく使っています。

 

Excelのショートカットキーを使用する

ショートカットキーを使用すると、マウスに触る手間を省き、効率化できます。

また、Excelのショートカットキーを使用すると、マクロの自動記録を使用したときに、役に立ちます。

 

繰り返し作業が多いならマクロ記録を使用し、出来る限り自動化

Excelのリボンに開発タブを表示させると、「マクロの自動記録」を使用して、作業を自動的に行うようにファイルに記録させることが出来ます。

マクロの自動記録をさせるときは、出来るだけショートカットキーを使用して記録するなど、コツは多数あるので調べてみてくださいね。基本的には、マクロの記録を押して、作業をして終了するだけなので、簡単です。

VBA(プログラミング言語)が使用できなくても、マクロの自動記録だけで、ある程度の自動化は可能です。(条件によって作業を変えるなど、自動記録できないパターンは、VBAの勉強が必要です。なかなか難しいですが…)

 

パソコンの設定のコツ 

PCをどう使用するかは人によってかなり違うと思いますが、私のおすすめは下記です。

・デスクトップにファイルを置くと重くなりがちなので、ファイルは置かない

・メール量が多い職場は、読んだらフォルダ分けするようにして、スッキリと

・保管するか迷うファイルは、退避フォルダを作って入れて置く(定期的に削除)

・毎日忘れたくないルーチンワークの時間は、Windowsのタスクスケジューラに登録するとお知らせ画面が表示される

 

入社して引き継いでいる時点で、業務マニュアルを作成する

特に派遣で入社する場合等、次の人への引き継ぎが想定されるなら、

時間があれば初期の段階でPC上でのマニュアルを作成しましょう。

 

マニュアルはできるなら図式化する

営業事務・物流事務は、専用システムや倉庫とのデータ連携など、流れが複雑なことも多いです。マニュアルは文章で書くより図式化(フローチャートにすると、よりわかりやすくなります。 

 

余裕があれば、得意なことをもう一つ作る

営業事務や物流事務は特に資格が不要の為、若い人も入りやすい職種です。

若手にも負けずに長く勤めたいなら、語学・簿記・購買など、

他にも勉強をしておくと役に立つかもしれません。

 

 

 

◆このお仕事に向いてる人◆ 

私が今までに感じた、この職種に向いてる人はこんな人。

臨機応変に対応できる

・トラブルが多い職場の場合は、精神的にも肉体的にもタフである

・どちらかと言うと社交的

・細かい作業のミスが少ない、きっちりしている

 

 

私の今までの経験を思い起こすと、こんな感じかなと…。

締め時間に追われたり、たくさんの人との関わりが楽しくも大変だったり。

私は性格があまり社交的ではないので、この職種は今後考えていませんが、

いろんな勉強になりました。

 

この職種に就いている方・興味のある方に少しでもお役に立てれば嬉しいです。